La planificación de la demanda de la cadena de suministro es el primer paso para las demás actividades del proceso de aprovisionamiento. Es muy importante hacer una correcta previsión de la demanda ya que, si no, el inventario no se podrá dimensionar adecuadamente ni optimizar su gestión.
El objetivo de la planificación de la demanda es mantener un equilibrio entre la demanda y el suministro. Ha de partir de la interrelación entre los departamentos o áreas de Compras, Marketing y/o Ventas, para que el planificador de la demanda (Demand Planner) pueda recabar la información necesaria.
Cómo realizar la planificación de la demanda
El planificador de la demanda utiliza un software de planificación (DP), una de las soluciones específicas para la gestión de la cadena de suministro (llamados sistemas best of breed), que calcula de forma automática las necesidades de aprovisionamiento. En ocasiones, estos programas intercambian datos con el ERP o programa de gestión de la empresa, de forma que un input, tomado de la información almacenada en la base de datos del ERP, o tomado de datos externos, genera un output en forma de necesidades de compra o aprovisionamiento. Suelen actualizarse para poder recoger las mejores prácticas del mercado.
La planificación de la demanda incluye la previsión de ventas como la parte fundamental del proceso, aunque es un proceso más amplio, estructurado, periódico y que debe coordinarse entre los departamentos afectados.
La previsión de ventas o forecasting consiste en estimar las ventas futuras en un periodo de tiempo concreto, tomando los datos históricos y la información de marketing o de acciones promocionales. Se usan para ello modelos estadísticos que utilizan tanto métodos de previsión tanto objetivos como subjetivos.
El planificador de la demanda concreta también la precisión de los pronósticos, con el cálculo del error de pronóstico. Es la corrección a aplicar a los datos, para que refleje lo mejor posible el comportamiento de las ventas de nuestros productos antes de hacer uso de los datos de ventas para aplicarles algún modelo estadístico.
Como siguiente paso, imprescindible del proceso de planificación de la demanda, es incorporar a la Inteligencia del Negocio los datos ofrecidos por el software, así como su análisis posterior. Esos datos que ofrece el planificador se incorporan en forma de indicadores a las soluciones Business Intelligence.
Las empresas que utilizan sistemas avanzados de planificación de la demanda, la integrarán posteriormente en otro proceso superior denominado S&OP (Sales & Operation Planning) o planificación de ventas y operaciones, que supone alinear las operaciones de planificación de la demanda y suministro con los objetivos de las diferentes áreas empresariales.
El siguiente paso es realizar una reunión de consenso entre los departamentos o áreas de Marketing/Ventas, Producción, Logística y Finanzas, y si es una gran empresa, los responsables del Servicio al Cliente u otras áreas que puedan estar afectadas. El objetivo principal de esta reunión es definir el Plan de Demanda de la empresa, que se recomienda que se determine por producto y como mínimo para los próximos tres meses.
Después, este Plan de Demanda se distribuye, de forma que cada área o departamento de la empresa reciba la información al nivel de detalle que necesita.
Subiendo otro nivel, la evolución lógica de la planificación de ventas y operaciones (S&OP) es utilizar soluciones IBP (Integrated Business Planning) o planificación integrada de negocios. La IBP es un método para mejorar los procesos de la cadena de suministro de manera integrada, involucrando a los participantes en todas las decisiones de la cadena de suministro, para mejorar su gestión. Los trataremos con detalle en otros posts.
La planificación de la demanda y las decisiones sobre el inventario y la producción
Las empresas comienzan a necesitar sistemas más completos que gestionen las necesidades de aprovisionamiento y los inventarios de forma conjunta. Conceptos económicos como optimizar la gestión del circulante o capital de trabajo, ponen de manifiesto la necesidad de mantener un balance con inventarios menores. Utilizan una metodología de gestión de inventarios que reúne conceptos como Lean, TOC (Teoría de las Restricciones) y MRP (planificación de los materiales), permitiendo alinear la producción con la demanda real del mercado. El cálculo de las necesidades de aprovisionamiento tiene en cuenta la optimización de la gestión del inventario y aparecen nuevos softwares que permiten aumentar el nivel de servicio sin que eso conlleve aumentar inventarios.
El análisis de la información aportada por estos sistemas, junto a otros datos de la contabilidad analítica, permitirán optimizar las decisiones de producción e inventario. Por ejemplo, datos acerca de los costes de aprovisionamiento y de almacén o, en su caso, el coste asociado a la demanda insatisfecha, el análisis de costes de producción, incluso los datos asociados a la financiación de la cadena de suministro, como los costes de los métodos de pago a proveedores, el análisis del periodo medio de pago (DPO) que influyen también en la gestión de compras y aprovisionamiento, etc.
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