Las 7 características que debe tener un sistema automatizado de gestión de Cuentas a Pagar

Un sistema automatizado de Cuentas a Pagar se encarga de gestionar el exigible a corto plazo: proveedores y efectos comerciales a pagar, que son documentos que recogen las operaciones de la actividad de la empresa. Así como otros documentos de origen diferente como los acreedores, deudas financieras a corto plazo.

En la actualidad la mayoría de los procesos de Cuentas a Pagar se gestionan con ayuda de soluciones en la nube, aunque en este post nos referiremos genéricamente a sistemas automatizados de gestión de facturas de proveedores.

El objetivo de estos sistemas es llevar el control de los pagos de facturas y otros documentos a lo largo de todas las fases del proceso de Cuentas a Pagar: desde la firma del contrato con el proveedor y la orden de compra, hasta la conformidad de la factura de forma que se pueda ordenar el pago.

Un sistema automatizado de Cuentas a Pagar tiene las siguientes características:

1. Mostrar el historial de facturas, desde su recepción hasta la liquidación del pago, y facilitar al CFO o Tesorero analizar las ventajas de retrasar o anticipar el pago de facturas y otros documentos, así como los plazos efectivos de crédito concedidos por los proveedores. Toda la historia de los pagos debe estar asignada a las facturas que los han generado. Para ello es esencial que el sistema digitalice las facturas de proveedores desde el momento de su recepción y mantenga un registro de las mismas, de forma que se pueda tener control en cada momento del estado de las facturas y en qué lugar del proceso se encuentran antes de su contabilización definitiva.
2. Actualizar las previsiones de pago en función de los vencimientos y fechas de pago, así como de los medios de pago establecidos y registrados (transferencia, cheque, pagaré, etc.)
3. Operar con varias divisas. Si se mantiene la información en la divisa que figure en la factura, se permite un control más exhaustivo de los importes de los compromisos de pago y calcular revaluaciones en función del tipo de cambio vigente en cada momento.
4. Facilitar la conciliación continua. El sistema en tiempo real debe asignar cada pago a la factura correspondiente y mostrar por una parte las partidas pendientes de vencimiento y de pago y por otra, el historial de facturas con cada proveedor, de tal forma que cada cuenta esté continuamente conciliada.
5. Mantener un fichero de datos maestros de proveedores con los principales datos de cada uno de ellos, para poder consultar en cualquier momento el importe de la deuda contraída y pagos realizados con cada proveedor, u otra información complementaria que puede necesitar la empresa. Por ejemplo, la valoración de cada proveedor según el grado de cumplimiento de los plazos y la calidad. Con esta información actualizada y contrastada se facilita que los responsables de Compras puedan decidir la continuidad o no de los contratos con los proveedores.
6. Permitir la comunicación electrónica de datos (Electronic Data Interchange – EDI). El sistema debe permitir el intercambio de información con los proveedores mediante procedimientos electrónicos y evitar en la medida de lo posible el uso del papel. Las nuevas tecnologías permiten un tratamiento muy ágil de la información con el objetivo de reducir tanto costes internos como personal o tareas sin valor añadido, como externos, por ejemplo, gastos y comisiones bancarias.
7. Facilitar las consultas y generación de informes. El sistema debe facilitar que se  realice cualquier consulta en tiempo real de la información existente en la base de datos, de forma ágil y rápida. Por otra parte, las soluciones que se ofrecen hoy en el mercado permiten crear informes y cuadros de mando para facilitar el análisis del rendimiento y el reporting.