La gestión eficiente de los procesos de facturación a clientes y la gestión de las facturas de proveedores, reviste gran importancia. La organización de dichos procesos y el control de los mismos pueden beneficiar a distintos aspectos de la gestión empresarial.
Algunos de estos beneficios pueden resultar más obvios, como la mejora del cash flow por una adecuada gestión de los cobros a clientes o el control de costes de compra por la obtención de descuentos por pronto pago, etc.
Sin embargo existe otro beneficio de una gestión eficiente de los procesos de facturación que también es importantes y quizá no se tiene tanto en cuenta, que es la mejora de las relaciones con clientes y proveedores.
Qué conviene tener en cuenta en la organización de los procesos de facturación
Se debe especificar lo mejor posible cómo realizar todas las fases del proceso y fijar periodos dentro del mes para realizar de las diferentes tareas.
En la gestión de la facturación a clientes o proceso de cuentas a cobrar, estas fases son:
- Recepción de pedidos
- Emisión de facturas
- Gestión del Cobro
- Registro del cobro de las facturas, contabilización y archivo de la documentación
En la gestión de las facturas recibidas de proveedores y acreedores o proceso de cuentas a pagar, estas fases son:
- Emisión del pedido u orden de compra
- Recepción, registro, verificación y conformación de las facturas
- Preparación y ejecución de los pagos
- Registro del pago de las facturas, contabilización y archivo de la documentación
Además se deben concretar los protocolos de comunicación entre los interlocutores de atención al cliente y del Departamento de Compras.
Qué aportan los sistemas/soluciones de automatización de facturas a las relaciones con clientes y proveedores
En España, la Administración ha fomentado el uso de la facturación electrónica. Por una parte, desde 2015 las empresas están obligadas a presentar sus facturas a la Administración mediante el sistema Facturae, que ofrece un portal web para que las empresas presenten las facturas electrónicas con un formato estructurado e incorpora un formato de firma electrónica.
Otra medida en vigor desde julio de 2017, es el nuevo sistema SII de envío electrónico de los datos de las facturas emitidas o recibidas por las grandes y medianas empresas, que deban incluirse en los Libros Registro de IVA.
En el ámbito privado el Plan Digital 2025 de la CEOE propone objetivos y estrategias para la efectiva implantación de la factura electrónica en España.
Tanto en el proceso de facturación a clientes como la gestión de las facturas de proveedores, utilizar sistemas o soluciones de automatización de facturas y de procesos documentales es ya imprescindible si se quiere lograra un control o seguimiento eficiente de dichos procesos. Veamos cuáles son sus ventajas:
Gracias a la automatización de procesos, la información de los procesos de facturación puede fluir rápidamente tanto hacia los clientes como hacia los proveedores. Esta agilidad es uno de los puntos claves de la comunicación, que ayuda a estrechar lazos y, por lo tanto, a mejorar las relaciones de la empresa con ambos
La aplicación del machine learning a estos procesos permite reducir errores de manera drástica, lo que simplifica la gestión del cobro y agiliza los procesos de pago de facturas. Esto unido a la actualidad de la información, facilita enormemente la comunicación y la mejora de las relaciones con clientes y proveedores
Si la automatización se apoya en una herramienta de CRM o un SRM, la información aportada de cada cliente o proveedor y las buenas relaciones con ellos, pueden dar lugar a nuevas oportunidades comerciales:
- Gestionar descuentos por grandes compras a clientes o proveedores. La información sobre el gasto total de/con cada uno, permitirá plantear descuentos cuando la facturación supere cierta cantidad de dinero. Esto fortalece las relaciones. También mejora la comunicación la posibilidad de informar a clientes/proveedores que el importe total de las facturas se está aproximando a la cantidad necesaria para ofrecer/recibir un descuento
- Planificar las campañas de marketing y ventas a la vista de la información de facturación. Según la periodicidad y contenido de las facturas, se pueden plantear campañas para recordar e incentivar en ciertos periodos la venta de productos, que resulten de interés para ambas partes.
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